مصادر و مراجع في علم المكتبات و المعلومات

بعد التحية و السلام، يشرفني ان أشارك بعض المصادر في علم المكتبات و التوثيق، أرجو أن تفيدك، مخزنة في مستودع غوغل، يتم الوصول إليها من خلال النقر على الصورة، أرجو دعواتكم

سياسات تسيير الأرشيف الإداري

مقال محرر من طرف : ترشين عمر

إن وضع و تبني قواعد علمية لتسيير الأرشيف الإداري في المؤسسة له أهمية بالغة، حيث تتمكن هذه الأخيرة من تبرير نشاطاتها، ضمان حقوقها، تحسين مردوديتها و معرفة العمليات الغير الشرعية التي يقوم بها العمال.....إلخ. فهذه الوثائق تشهد على كل أعمال و أفعال المؤسسة، فعليها تحديد سياسة فعالو و ناجعة لتسيير الوثائق الإدارية، أي وضع مبادئ رئيسة و خطوط عريظة لتنظيم و تسيير الأرشيف الإداري، ينبغي أن تكون هذه السياسة معروفة و مطبقة في كل مستويات الهيكل التنظيمي للمؤسسة، يجب أن تأخذ هذه السياسة بعين الإعتبار السياق القانوني و التنظيمي و الإقتصادي للمؤسسة و كل العوامل الداخلية و الخارجية.

على سياسة تسيير الأرشيف الإداري الإندماج في السياسة العامة للمؤسسة و ينبغي أن تكون متناسقة و منسجمة مع السياسات الأخرى للمؤسسة مثل سياسة المعلومات، الأمن، تسيير الأخطار، الأستثمار، الجودة و النوعية....إلخ.

1. المحيط التنظيمي و القانوني للمؤسسة:

هو مجموع النصوص القانونية و التنظيمية المتعلقة بالمؤسسة، عليه كل المؤسسات في حاجة إلى تحديد و تعريف المحيط التنظيمي الخاص بنشاطاتها و الحد الأدنى الضروري لتوثيق نشاطاتها. يوصى أن تقوم سياسات و إجراءات المؤسسات بإظهار الأخذ بعين الاعتبار المحيط التنظيمي في طرق و أساليب العمل.  من الضروري أن تستطيع المؤسسة إحداث الدليل الإثباتي في الوثائق التي تنتجها، أنٌ نشاطاتها تتوافق و تراعي المحيط التنظيمي.

La norme NFZ42-013

NFZ42-013 المعيار

مقال محرر من طرف: ترشين عمر

 المعيار  NFZ42-013 عبارة عن تحديدات و توصيات متعلقة بتصميم و استغلال أنظمة الإعلام الآلي لضمان حفظ  و تكامل الوثائق المخزنة في النظام، نشر سنة 1999 تمت مراجعته في ديسمبر 2001.
يبين الإطار و الإجراءات التقنية و التنظيمية الواجب توفرها و ضعها حيز التنفيذ لتسجيل و تخزين و استرجاع الوثائق الإليكترونية لضمان حفضها و مصداقيتها و قابلية استغلالها و ديمومتها.
- الوثائق الإليكترونية يمكن التحصل عليها من خلال رقمنة الوثائق الورقية أو الميكروفورم ويمكن أن تنتج تحت شكل إليكتروني.
- يسير الملفات حسب المعيار ISO 13490 ou 13346
- الأشكال ( UIT G4 ou G6, JPEG, SGML)
- المعيار يتوجه إلى الهيئات و المؤسسات التي تريد وضع نظام الإعلام الآلي لتخزن فيه صور عن الوثائق الإليكترونية مع ضمان مصداقيتها و تكاملها   
- التحديدات المعتمدة في هذا المعيار تضمن استرجاع الوثائق خلال مدة حفظها القانونية و تسهل عملية التهجير.
- احترام تحديدات هذا المعيار تسمح بالتحرر من الأشكال و الأنظمة المملوكة حيث أن الوثائق تكون مرهونة بالمؤسسة المنتجة لتلك البرامج.

أصول المعيار :
أولا المعيار يحدد أنه من الضروري أن تقوم المؤسسة بوضع سياسة أمنية عامة.
- توصيات خاصة بالأدوات و البرمجيات :
- يجب أن يكون نظام الإعلام الآلي موصوفا في ملف تقني.
- تاريخ الأحداث يجب أن يكون Horodaté، شكل التاريخ و الساعة يجب أن يكون حسب المعيارNF EN  ISO 8601 ، يكون عادة على الشكل التالي
 (AAA/MM/JJ-HH/mm/SS/cc)  (العام، الشهر، اليوم، الساعة، الثانية، جزء من الثانية)  

La norme ISO 14721 (OAIS)

معيار  ISO 14721 (OAIS)

مقال محرر من طرف: ترشين عمر

ISO 14721: (Système ouvert d'archivage de l'information - Modèle de référence).

هو عبارة عن نموذج مرجعي لنظام مفتوح خاص بأرشفة المعلومات، متكون من أشخاص و أنظمة هدفها هو حفظ المعلومات و إرجاعها قابلة للاستغلال من طرف مستفيدين معينين.
النموذج المرجعي : يتطرق إلى مجموعة من العمليات المتعلقة بدفع البيانات، التخزين، التسيير، التبليغ، أيضا تهجير المعلومات الرقمية إلى أوعية و أشكال جديدة، نماذج البيانات المستعملة لتمثيل المعلومات، دور البرمجيات و في حفظ و تبادل المعلومات الإليكترونية يعطي أمثلة ملموسة و بعض توصيات تطبيقية.

النموذج لا يعطي لا تصميم و لا تجسيد لكن يحدد الوظائف و الإستعمالات :
1. يستعمل خاصة في المؤسسات التي تريد حفظ وثائقها لمدة طويلة.
2. هذا النموذج يقدم فائدة للأشخاص و المؤسسات التي تنتج معلومات يجب حفظها بديمومة
3. يستعمل النموذج للمقارنة و تصميم أنظمة المعلومات الغير الدائمة، و هذا لسببين :
           - سرعة التطورات التكنولوجية و التحولات على مستوى المستفيدين أو المستعملين المعنيين.

           - قد تكون بعض المصالح التي تملك المعلومات في حد ذاتها وقتية.
على الأشخاص الذين يقومون بإعداد المعايير استعمال هذا النموذج كأساس لمواصلة التقنين في هذا المجال.

مكونات النموذج العملي :
- وحدة الإدخال:
تضمن الوظائف و الخدمات المتعلقة بقبول حزم المعلومات المراد دفعها(SIP)  القادمة من المنتج و إعداد مضمونها للتخزين و تسيير البيانات داخل النظام، وظائف وحد الإدخال تتضمن استقبال (SIP)  ، مراقبة و ضمان جودة (SIP) ، إعداد و توليد(AIP) مطابق للمعايير ، استخراج معلومات الوصف الخاصة ب(AIP) لإدماجها في قاعدة البيانات.

- وحدة التخزين:
تضمن الوظائف و الخدمات المتعلقة بالتخزين، الصيانة ، استرجاع (AIP)، وظائف وحدة التخزين تتضمن : استقبال (AIP) القادمة من وحدة الإدخال و إدراجها في فضاء التخزين، التسيير الهرمي للتخزين، تجديد الأوعية التي تم فيها حفظ الرصيد الأرشيفي، مراقبة الأخطاء، تحويل(AIP) إلى وحدة الوصول استجابة للطلبات.

La série de normes ISO 30300

سلسلة المعايير ISO 30300
ترشين عمر
archivom@hotmail.fr

مقدمة

إن بالتطور التكنولوجي و تفتح الأسواق و تعدد النشاطات أصبحت المؤسسات في صراع دائم حيث أصبحت كل واحدة تحاول أن تحتل المكانة الأولى على الساحة العالمية و هذا ما أدى إلى التدفق الكبير من المعلومات و الوثائق في إطار هذه النشاطات.

تجد هذه المؤسسات اليوم نفسها عاجزة أمام هذا الكم الهائل من الوثائق المنتجة و المستقبلة في إطار نشاطاتها حيث لابد من وجود و تبني أنظمة و تقنيات و معاييرتسمح بتسهيل تسيير و تنظيم و الوصول إلى هذه الوثائق. حاولنا من خلال بحثنا هذا التطرق إلى أحد أهم المعايير التي من شأنها مساعدة المؤسسات العمومية و الخاصة في تسيير وثائقها.

هذا المعيار هو ISO 30300 رغم نقص المراجع التي تعالج هذا المعيار إلا أننا حاولنا قدر الإمكان إعطاء نظرة شاملة و عامة على هذا المعيار.

الفهرس

المقدمة

1. تقديم مفصل للمعيار.

2. نظام تسيير وثائق النشاط : "SGDA".

3. بعض النصائح لإنجاح وضع النظام في حيز التنفيذ.

4. رزنامة توقعية للأعمال حول سلسلةIso 30300

5. أحداث التطورات المستقبلية.

الخاتمة

1. تقديم مفصل للمعيار :

هو عبارة عن سلسلة أو مجموعة من المعايير موضوعة تحت عنوان " نظام تسيير وثائق النشاطات" "système de gestion des documents d'activité" يحتوي على:

المعيار ISO 30300 حيث يحدد المصطلحات المستعملة.

المعيار ISO 30301 يحدد و يعصي المتطلبات المتعلقة بنظام تسيير الوثائق عند إرادة المؤسسة تبيين قدرتها و كفاءتها على الإنشاء و التحكم في الوثائق انطلاقا من نشاطاتها مادامت هذه الوثائق ذات أهمية بالنسبة لها.

المعيار ISO 30302 إنه في طور الإنجاز، هو عبارة عن دليل لوضع النظام في حيز التنفيذ.

المعيار ISO 30303يحدد المستلزمات و المتطلبات المتعلقة بهيئات الأوديت و الاستشهاد على نظام تسيير وثائق النشاط."SGDA"

2. نظام تسيير وثائق النشاط : "SGDA"

"SGDA" عبارة عن نظام للتسيير مثل نظام الجودة (ISO 9001) ، تسيير المحيط (ISO 14001) ، تسيير الأمن الغذائي 22000)(ISO ، تسيير أمن المعلومات (ISO/IEC 27001)، تسيير الأخطار31000)(ISO ......... الخ.

نظام تسيير وثائق النشاط "SGDA" : يسمح لكل المؤسسات العمومية و الخاصة بوضع في حيز التنفيذ تسيير و التحكم (gouvernance) في وثائق النشاط المنتجة و المستقبلة ، يسمح للتحكم بتحديد بوضوح السياسة و الإستراتيجية لهذا التحكم عن طريق 4 نقاط مفتاحية:

- تخطيط ، تحديد سياسة و إستراتيجية للمؤسسة.

- وصف، جمع المعلومات حول نشاطات و أعمال المؤسسة و الوثائق التي تنتجها و تستقبلها.

- مراقبة السير الحسن للنظام يوميا و دوريا.

- تحسين مستمر للنظام.

3. بعض النصائح لإنجاح ووضع النظام في حيز التنفيذ :

- التركيز على الحاجيات الحالية و المستقبلية لزبائن المؤسسة و الجهات الهامة الأخر.

- اتخاذ قرارات مبنية على أدلة ناجعة و ذات مصداقية.

- إدماج العاملين و ضمان تكوينات لكل الذين يقومون بإنشاء و استعمال المعلومات و الوثائق.

- تحين مردودية نظام تسيير وثائق النشاط عن طريق مراقبة مستمرة و دورية لمقاييس المردودية.

4. رزنامة توقعية للأعمال حول سلسلةIso 30300

معيار أنظمة تسير وثائق النشاط

صوت عليه 100% في أكتوبر 2011، يتوقع نشر المعيار في 2011
ISO 30300 Information et document Système de gestion des documents d'activité - principes essentiels et vocabulaire.
هذا الجزء يتناول المبادئ الهامة و يعطي مختلف المصطلحات و المفاهيم.

صوت عليه 100% في أكتوبر 2011، يتوقع نشر المعيار في 2011.
ISO 30301 Information et document Système de gestion des documents d'activité - Exigences.
يتطرق إلى المستلزمات و المتطلبات الواجبة لقيام النظام.
أقترح في ماي 2011، نشر المعيار يمكن أن يتوقع في 2014.
ISO 30302 Information et document Système de gestion des documents d'activité - Guide de mise en œuvre.
عبارة عن دليل لوضع النظام في حيز التنفيذ.
أقترح في ماي 2011، نشر المعيار يمكن أن يتوقع في 2014.
ISO 30303 Information et document Système de gestion des documents d'activité - Exigences pour les organismes d'audit et de certification.
يعطي المتطلبات و المستلزمات الخاصة بهيئات الأوديت و الاستشهاد.
اقتراح للمناقشة في الاجتماعات الدولية القادمة.
ISO 30304 Information et document Système de gestion des documents d'activité - Guide pour l'évaluation.

عبارة عن دليل لتقييم النظام

5. أحداث التطورات المستقبلية:

إن نشر المعيار ISO 30300و ISO 15489 المراجع سيكون لديهم بعض الأحداث و التأثيرات على تسيير الوثائق على مستوى الهيئات و المؤسسات، هذا الفصل ليس كاملا حيث يقوم ببعض التعيينات و يعطي بعض التوصيات.

- على معايير أنظمة التسيير و تفاعلها :

إن وضع سلسلة المعايير Iso 30300 في حيز التنفيذ سيساعد المؤسسات لبلوغ الأهداف التي تريد بلوغها مع المعايير الأخرى مثل الجودة أو النوعية ، تسيير المخاطر، المطابقة و الأمن، فتفاعل هذه المعايير فيما بينها يسمح ببلوغ أهداف التسيير الجيد (Bonne gouvernance) ، إلا أن تفاعل هذه الأنظمة نقطة حساسة يجب تحليلها بحذر ل :

- ضمان أن الوثائق و الأدلة الناجعة التي لها سلطة على نشاطات المؤسسة في إطار نظام التسيير، أنشأة و سيرة و وضعت بين أيدي الأنظمة الأخرى( Mise à disposition ) التي لها الحاجة إليها مادامت ضرورية.

- يجب أن تكون عملية التبادل بين مختلف أنظمة التسيير و تسيير وثائق النشاط، منطقية و ممنهجة Systématique و قابلة للتأكد Vérifiable.

- تحديد إطار للتقييم مشترك بين معايير أنظمة التسيير NSM و تسيير وثائق النشاط.

- المشاركة في التطوير المستمر لكفاءات المؤسسة بفضل أنظمة التسيير.

- على الجودة و النوعية، تنظيم و تسيير وثائق النشاط :

Mettre en place une politique documentaire, qui est une démarche de priorisation et de sélections documentaires - en fonction d'exigences définies et propres à chaque organisation - repositionne la fonction documentaire :
- إشراك مع عملية المطابقة و الجودة أو النوعية و التحكم في الأخطار، التسيير الوثائقي يجب أن يتموقع بقرب المعاملات (Acteur)المسؤولة على التحكم في المخاطر و الجودة أو النوعية و حماية المؤسسة.

- وضع السياسة الوثائقية في صلب عمل المؤسسة، الإدارات القانونية، المراقبة الداخلية و الأوديت و الأمن، هذه الوحدات يجب أن تكون أيضا في مركز التسيير الجديد للمعلومات.

- المؤسسة تلتزم بعملية اقتناء و أعادة اقتناء كفاءات و مهارات حقيقية مهيكِلة في التسيير الوثائقي.

الوحدات التي تجمع هذه المهارات و الكفاءات في قطاب ممركزة (Centralisés) أو في شبكات يجب أن تكون نفسها مصمم نظام تسيير الوثائق المستقبلي، ناشر النظام (Acteurs de déploiement du système) مركز خبرة المؤسسة (Centre d'expertise de l'organisation).

- وضع الوظيفة الوثائقية في مستوى التسيير و الإستراتيجية، التسيير الوثائقي يجب أن يتمركز منطقيا كمسيطر على العمل (Maitrise de l'ouvrage) مرافق لعمل المؤسسة لنشر الأدوات المساعدة، أدوات التسيير الإليكتروني للوثائق و الأرشفة الإليكترونية.

- على الأوديت و الاستشهاد :

سلسلة المعايير ISO 30300 كغيرها من معايير نظام التسيير تبين و تحدد المتطلبات و المستلزمات، نتيجة لذالك تتوقع الإستشهادات و الأوديت، إلى يومنا هذا مكونات هذه الإستشهادات و الأوديت ليست معروفة، حيث أنها ستكون نتيجة للجان دولية مستقبلية، (Ils seront l'objet des commissions internationales à venir )

إلا أن هذه الاحتياجات الجديدة التي هي رهانات هامة بالنسبة للمؤسسات تتطلب مستمعين (Auditeur)

و خبراء مكونين و ذات قدرات و كفاءات عالية، بعبارة أخرى، هناك بنية تحتية من المهنيين الوطنيين و الدوليين، مجهزين بقواعد و منهجيات قادرة على إقامة الثقة. في سيدني (Sydney) عند انطلاق فريق العمل علىISO 30300فتح نقاش حول طبيعة البنية التحتية للمهنيين. هل يجب أن يكونوا متخصصين و خبراء في مجال التسيير الوثائقي أو يجب أن يؤخذ على عاتق هيئات الاستشهاد العامة.

- على التقارب مع الجودة أو النوعية:

_ المبادئ:

ISO 30300 يتبع 8 مبادئ للجودة لقيادة المؤسسة إلى أفضل كفاءة:

- توجيه الزبون لمعرفة حاجياتهم و تلبيتها.

- إدماج العمال على كل المستويات.

- التحسين المستمر لكفاءة المؤسسة حيث أنها هدف دائم.

- مقاربة فعلية و واقعية (Factuelle) لاتخاذ القرارات ترتكز على تحليل البيانات و المعلومات.

- العلاقات التعاضدية الجيدة مع الموردين.

- القيادة، المسيرين هم الذين يقومون بوضع الغاية و مدى إشراك العمال، توجيه المؤسسة.

- المقاربة عبر العمليات و التطورات.(Approche par les processus)

- التسيير عبر النظام لتشخيص و معرفة و فهم العمليات و التطورات.

- عامل " المهنة " :

في الأعوام الأخيرة العديد من القطاعات مثل "البنوك، التأمينات، المواصلات، الصحة، المحيط، الطاقة " المعايير و القواعد المهنية عدلت للحصول على أكثر من الشفافية و تقفي الأثر، و أيضا لأخذ بعين الاعتبار العولمة و تفتح الأسواق على العالم و التحول إلى المحيط الإليكتروني.

بعض القطاعات الأخرى الخاضعة إلى قواعد و إجراءات صارمة يجب عليهم إعداد و وضع مبادئ للتسيير الجيد من خلال وضع نظام واضح لتسيير وثائق النشاط.

- عامل تسيير الوثائق :

مسيري الوثائق و الأرشيفيين و مهنيي المعلومات المشاركين أو الذين يريدون الترقية إلى تجربة من نوع ISO 30300 حيث يمكنهم رؤية هذا التطور كمرحلة إستراتيجية.
من تجربة تعتمد فقط على معيار ممنهج لحسن التطبيق، يمكنهم الترقية إلى تجربة تسمح بالوصول إلى الأوديت و الاستشهاد و التسيير الجيد للرصيد المعلوماتي للمؤسسة.

- إغناء و تكميل التكوين :

تدريس تسيير الوثائق حاضر في العديد من التكوينات ذات شهادات ليسانس و الماستر المهني، في هذه التكوينات في علم الأرشيف، المعلومات و الاتصال أو علم المكتبات، تسيير الوثائق هو درس من بعض الساعات كزيادة للهدف البيداغوجي لهذه التكوينات.

يبقى للتطوير شوط تكوني لوضع الطالب في سوق العمل كمسير للوثائق، طوال هذا التكوين يبقى دائما من الضروري تبين أن تسيير الوثائق يبقى متعلق بالثقافة و التطبيق المهني في المجال الوثائقي و الأرشيف.

مع هذه السلسلة الجديدة من المعايير، عملية تسيير الوثائق تملك مجموعة من الأدوات التي ستكمل قريبا لوضع النظام في حيز التنفيذ لبلوغ المستوى الأول من النضج، هذه الوضعية تبين ضرورة وضع و الإكثار من التكوينات في مجال تسيير الوثائق موجهة للأرشيفيين و المكتبيين .....الخ، إن مجيء سلسلة المعايير ISO 30300 هو فرصة لمسؤولي التكوين الذين يريدون إدماج تسيير الوثائق في عروضهم.

الخاتمة :

من خلال هذا المقال تبين لنا أن هذا المعيار يلم بكل الجوانب، بالتالي له أهمية كبيرة بالنسبة للمؤسسات التي تريد تبني منهجية و أنظمة لتسيير وثائقها و أنه سيكون له أثر كبيير على أعمال المؤسسات و طريقة تسييرها للوثائق التي تنتجها أو تستقبلها.

أطروحات و مذكرات في علم المكتبات و التوثيق

نظرا للطلبات الكثيرة التي أتلقاها حول مراجع المعلومات، يشرفني أن أبلغكم عن موقع جامعة وهران الذي يحتوي على العديد من الأطروحات في مجال علم المكتبات و التوثيق، أتمنى لكم قراءة ممتعة، للوصول أنقر على الصورة الموالية. 

(نلتمس دعواتكم لنا بالتوفيق على ظهر الغيب) 

ترشين عمر.

برمجية تسيير الوثائق الارشيفية

بعد التحية و السلام، يشرفني ان احيط سيادتكم علما اني اعمل على تطوير برنامج لتسيير المدفوعات، أو الوثائق الأرشيفية بصفة عامة، تعتمد على قاعدة البيانات أكسس، إلا أن البرمجية عبارة عن أداة بحث عن الوثائق أو   فهرس الإلكتروني. للعلم فهي لا تسير الوثائق المرقمنة 

 لمزيد من المعلومات يرجى الاتصال بمكتب الدراسات لود ارشيف ، على الرقم التالي 002130663291926

Records management software

It's a pleasure to inform dear archivists and librarians that, I am actually working on project  of developing records management software or program based on MS ACCESS, that will handle records searching operations, so for more information and details, please contact loudArchiv study office. On: 002130663291926.

مجلة شعلة الارشيف

يشرفني أن أضع بين أيديكم مجلة شعلة الأرشيف التي تصدر عن نادي منبر الأرشيف الذي كان لي الشرف العظيم إذ كنت عضوا فيه سنة 2012-2013 و رئيسا له سنة 2013-2014، و تشرفت بالعمل مع نخبة من الطلبة المتميزين و الرائعين بعهد علم المكتبات و التوثيق بقسنطينة، تحية خالصة لكل الأعضاء.

http://manbarelarchive.wixsite.com/club/revu

تقييم عملية ترحيل الوثائق الأرشيفية في الإدارات المركزية الجزائرية: دراسة ميدانية بوزارة التعليم العالي والبحث العلمي

المستخلص
للأرشيف أهمية كبيرة على مستوى المؤسسات والإدارات حيث يعلل مختلف النشاطات ويبين الحقوق والوجود القانوني للمؤسسة....إلخ. أقيمت الدراسة على مستوى الإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي بهدف تقييم عملية ترحيل الوثائق الأرشيفية على مستوى الهيئة الآنفة الذكر، بعد ذكر المبادئ الأولية الخاصة بعلم الأرشيف وطريقة تسيير وإدارة الأرشيف ودورة حياة الوثيقة مند نشأتها على مستوى المكاتب حتى الحفظ النهائي، الإعدام أوالإتلاف، ذُكِرَت مختلف العمليات التي تخضع لها الوثائق لِتَهيئة القارئ للدخول في الموضوع ولتسهيل الفهم، خُصِّصَ الفصل الثاني من الجانب النظري لِعملية الترحيل لكونها محور البحث حيث أعطيت فيه مختلف التّعاريف وكيفية القيام بعملية الترحيل والقواعد الواجب العمل بها والمستوحاة من القانون الجزائري والتي من شأنها تنظيم هذه العملية، أيضا ذُكِرَت مختلف الأدوات المستعملة في عملية البحث حيث يمكن للقارئ المقارنة بين كيفية القيام بعملية الترحيل التي تنص عليها القوانين والمعايير والنتائج المتحصل عليها من خلال البحث أوالدراسة. نجد في الجانب التطبيقي تقديم أداة البحث، كيفية توزيعه، استرجاعها وتحليلها لِتبين إجراءات البحث ومساعدة الباحثين في بحوثهم المستقبلية في هذا المجال، أخيراً نجد حوصلة لِنتائج البحث والاقتراحات التي تُبَلَّغ إلى المديرية الفرعية للأرشيف والتَّوثيق لِمساعدتها في تحسين إدارة الأرشيف عامةً وعملية ترحيل الأرشيف خاصةً. 

  الاستشهاد المرجعي ترشين، عمر. تقييم عملية ترحيل الوثائق الأرشيفية في الإدارات المركزية الجزائرية: دراسة ميدانية بوزارة التعليم العالي والبحث العلمي/ أولاد حسيني يوسف.- Cybrarians Journal.- ع 36، ديسمبر 2014 .

للإطلاع على كامل المقال يرجى زيارة الموقع التالي:

http://www.journal.cybrarians.org/index.php?option=com_content&view=article&id=680%3Aarchives&catid=270%3Astudies&Itemid=93

قابلية تطبيق المعيار ايزو 15489 في المؤسسات البترولية : دراسة ميدانية بالمديرية العامة لسوناطراك

قابلية تطبيق المعيار ISO 15489 في المؤسسات البترولية:دراسة ميدانية بالمديرية العامة لسوناطراك(Sonatrach)  

المستخلص

تجد المؤسسات اليوم نفسها أمام تحديات كبيرة نظرا للتطور التكنولوجي واقتحام التكنولوجيات الحديثة للمؤسسات بصفة عامة والمؤسسات الاقتصادية بصفة خاصة حيث تجد هذه الأخيرة نفسها عاجزة عن تسيير واستغلال الكم الهائل من الوثائق التي تنتجها وتستقبلها يوميا في إطار القيام بنشاطاتها دون وجود تقنيات ومناهج علمية مدروسة من شأنها تسهيل استغلال الرصيد الوثائقي. تطبيق المعيار ISO 15489عبارة عن مشروع مؤسساتي، وعليه سوف نتطرق إلى أول مرحلة وهي قابلية تطبيق المعيار في مؤسسة سوناطراك، قسمت الدراسة إلى خمسة فصول، الفصل الأول خصص لأساسيات الدراسة مثل أهمية الدراسة، الإشكالية، الفرضيات والأهداف. الفصل الثاني خصص لماهية المعيار حيث تم فيه التطرق إلى تعريف المعيار و تاريخه، الفصل الثالث يتطرق إلى تسيير الوثائق الإدارية على ضوء المعيار، الفصل الرابع خصص للمديرية العامة لسوناطراك كونها ميدان إجراء الدراسة حيث تم تعريفها و إعطاء لمحة تاريخية عنها، تعريف قسم الأرشيف و تسيير الوثائق في المؤسسة بصفة عامة و قسم الأرشيف بصفة خاصة ، الفصل الخامس خصص لتحليل أداة جمع البيانات و نتائج الدراسة حيث خرجنا بجملة من الاقتراحات من شأنها تحسين عملية تسيير الوثائق الإدارية و تساعد في تطبيق المعيارISO 15489في المديرية العامة لسوناطراك.

  الاستشهاد المرجعي عمر، ترشين. قابلية تطبيق المعيار ISO 15489في المؤسسات البترولية:دراسة ميدانية بالمديرية العامة لسوناطراك / أولاد حسيني يوسف .- Cybrarians Journal.- ع 42، يونيو 2016 .

للإطلاع على كامل المقال يرجى زيارة الموقع التالي:

http://www.journal.cybrarians.org/index.php?option=com_content&view=article&id=731:tomar&catid=290:studies&Itemid=105  

L’archivage des sites web de Smithsonian: Evaluations et recommandations pour le Pilote du projet de l’institution Smithsonia...

Ce document est une traduction complète du document intitulé:

Archiving Smithsonian Websites: An Evaluation and Recommendation for a Smithsonian Institution Archives Pilot Project

Traduit de l’Anglais au Francais Par Omar Tirichine.

Résumé :

Le groupe RM de SIA a évalué et testé les recommandations de Dollar Consulting pour l’archivage des sites web à la fin 2002. Ce rapport décrit les résultats de ces évaluations et expose les propositions destinées au pilote de projet pour archiver les sites web de Smithsonian.

Dollar Consulting a fourni à SIA des recommandations pour le traitement des sites web HTML statiques. Cependant les questions et les issues concernant le transfert, la préservation à long-terme, et l’accès aux sites web n’ont pas été abordées dans ces recommandations.

L’augmentation de l’utilisation des pages web générées dynamiquement crée le besoin des standards, normes, et critères pour l’archivage des sites web non-statiques, aussi bien que les éléments non-textuels tels que les sons, les vidéos, les images digitales. Basé sur l’évaluation et le test, SIA a développé des recommandations pour la réception, le management et l’accès à des sites web statiques, et a créé des recommandations préliminaires pour l’archivage des sites web dynamiques.

Durant la phase d’évaluation du projet, SIA a trouvé quelques anomalies dans les données. Spécialement, le processus testé n’avait pas réussi dans la conversion des pages HTML vers XHTML. Pour adresser cette question ou problématique, SIA a développé un guide pratique brouillon pour les webmestres de Smithsonian, en incluant les bonnes pratiques et les standards des éléments de Métadonnées suggérées. L’ensemble des recommandations créé par SIA a été inclus dans ce rapport, incluant en plus le modèle de flux du travail, et le temps requis du staff durant la mise en oeuvre du projet.

Pour consulter la version integrale du document, cliquez sur l'image ci-dessous. 

مشروع تصوري لتصميم و إنشاء مصلحة ترميم الوثائق الأرشيفية بالمديرية العامة لسوناطراك

يعتبر الأرشيف ذاكرة الأمة، حيث يوثق تاريح الحظارات و الشعوب، بالتالي ينبغي الحفاظ عليه و وقايته من كل الأضرار و الكوارث مثل: الفيضنات، الزلازل، الحرائق، الحشرات، و القوارض.....إلخ.

إذا للأسباب المذكورة تحفظ الوثائق في بنايات أو محلات حسب طبيعة الأرشيف و المؤسسات المنتجة لتلك الوثائق حيث تتوفر على كل الظروف الملائمة للحفظ و تملك الموارد المادية و البشرية التي تمكن من الوصول إلى تلك الوثائق في أقصر وقت و أقل جهد، حيث نجد في المؤسسات مصالح للأرشيف خاصة لحفظ الوثائق الأرشيفية و الوصول إليها كلما دعت الحاجة إلى ذلك لإستعمالها في اتخاذ القرارات و تبرير أعمال المؤسسة و ضمان حقوقها و حقوق موظفيها، في بعض الأحيان قد تتعرض الوثائق للضرر جراء العوامل الطبيعية أو البشرية، عليه تقوم المؤسسات بتأسيس مصالح خاصة لترميم هذه الوثائق المصابة بالضرر، العديد من العمال أو رؤساء المصالح يجهلون كيفية إنشاء أو تبني مشروع تصميم و إنشاء مصلحة لترميم الوثائق الأرشيفية.

عليه سنحاول من خلال هذه الوثيقة التطرق إلى خطوات تبني مشروع تصميم و إنشاء مصلحة لترميم الوثائق الأرشيفية حيث سنحاول الإجابة عن الأسئلة التالية:

- كيف يمكن إنشاء مصلحة ترميم الوثائق الأرشيفية من الصفر؟

- على أي أساس نقوم بتحديد الكوادر البشرية الضرورية؟

- كيف نقوم بتنظيم العمل بعد الحصول على المواد المادية، المالية و البشرية؟

للإطلاع على النسخة الكاملة للوثيقة يرجى النقر على الرابط الأتي:

الإطلاع على النص الكامل

la norme ISO 15489 en arabe

ترجمة للمعيار إيز 15489، يمكن تحميل على النص الكامل للمعيار من خلال النقر على Download Standard 

"Zéro papier" une solution éco-économique"Zéro papier" une solution éco-économique

Des recherches ont démontré que peu de spécialistes de l’archivage électronique ont abordé le concept "Zéro papier" du côté écologique, toutes les études évoquent le coté économique, mais hélas négligent le côté écologique, il est temps aux organisations environnementales d’évoquer le "Zéro papier" du côté écologique, dans notre étude, vue la spécialité nous aborderons le Zéro papier du côté de l’archivage électronique. Dans cet article l’archivage électronique veut dire se passer du papier, donc ne pas faire un archivage parallèle (physique et électronique), mais uniquement électronique. Avant d’entamer on doit se poser quelques questions. Qu’utilise-on pour produire le papier ? L’archivage électronique contribue-t-il réellement à la stabilité de notre planète ? Et quels sont ses apports économiques aux entreprises ?

• L’impact écologique de la fabrication du papier :
  Le papier est fabriqué à partir de fibres de cellulose, ces fibres proviennent du bois ou du papier et carton recyclés, prenons l’exemple de la France, la fabrication de la pâte à papier utilise 40 % de bois et 60 % de papier et carton recyclés, une quantité importante d’eau est utilisée pour extraire la fibre du bois par des procédés chimiques ou mécaniques, une grande quantité d’énergie est consommée durant la fabrication du papier, des produits chimiques sont utilisés durant l’extraction de la fibre et durant le blanchiment du papier. En plus des éléments susmentionnés, les moyens de transport nécessaires pour transporter les arbres de la forêt jusqu’à l’usine, la distribution aux magasins et la vente au consommateur final, tout ça a un effet négatif sur notre planète.
  75 % de l’eau que nous consommons est une eau salée, donc déjà son traitement nécessite de l’énergie et des produits chimiques, 90 % de l’énergie que nous utilisons est d’origine non-renouvelable (énergies fossiles), le traitement de ces eaux génère une pollution atmosphérique qui est l’un des acteurs responsables du réchauffement climatique, même le traitement du papier lui-même émet directement du Co2, sans oublier les produits chimiques utilisés comme le chlore, aussi les substances toxiques rejetées durant le processus de fabrication du papier qui sont des éléments très polluants. La fabrication d’un kilo de papier nécessite de 60 à 100 litres d’eau et 5 kWh d’énergie + la pollution.
  Il faut 2 à 3 tonnes de bois pour fabriquer une tonne de papier classique. 250 000 hectares de forêt tropicale disparaissent chaque semaine à travers le monde, cela représente 25 fois la superficie de Paris, l’industrie papetière a sa part dans l’alourdissement du bilan, étant donné L’industrie mondiale du papier représenterait environ 40 % des coupes de bois commerciales dans le monde, dont 17 % dans les forêts vierges.
  
    
  
  Schéma 1 : Le cycle de vie du papier et les impacts environnementaux associés
  
  
  L’impact écologique des cartouches d’impression :
  Les cartouches d’impression peuvent aussi contribuer à la déstabilisation de la biodiversité sur la planète vivante, puisque les rejets dégagés durant leur cycle de vie, peuvent être mortels pour l’ensemble des espèces (la faune et la flore), elles contribuent à l’épuisement des énergies fossiles (la fabrication d’une cartouche laser nécessite 3,4 litres de pétrole), l’impression de 10.000 pages génère 70kg de déchets de cartouches d’impression. En plus ces cartouches elles sont en plastique et PVC, elles dégagent des substances dangereuses durant le processus d’incinération. Voyez-vous l’impact de la consommation du papier et des cartouches d’impression sur la planète vivante qui est la nôtre et que nous devons préserver pour les futures générations ?
    
   Le boom de la production des archives papier :
  Depuis 1950 à nos jours avec la mondialisation et l’émergence des entreprises multinationales, les organismes se sont retrouvés obligés de produire une masse informationnelle volumineuse en croissance exponentielle.
  Des études ont montré que les fonds documentaires doublent tous les sept ou dix ans, d’après les spécialistes cette inflation documentaire a touché tous les pays et tous les secteurs d’activité sans exception. Le volume des archives versées aux Archives Nationales de France a augmenté de 316 % entre 1950 et 1980 (le boom documentaire). Aux ETATS-UNIS, durant la décennie 1930-1940, l’administration Fédérale Américaine produisait 100 Kilomètres Linéaires de documents, par contre à partir de 1970 la production dépassait les 1000 Kilomètres Linéaires par an. Le problème c’est que la consommation du papier ne cesse d’accroitre, les chiffres suivants confirment la gravité de la situation :
  
  90 % de l’information qui circule dans l’entreprise est sur support papier. Aussi, 92 Milliards de documents créés annuellement dans le monde, sont reproduits en moyenne entre 3 et 5 fois et génèrent donc de 300 à 400 milliards de photocopies. Ainsi, 3 milliards de documents sont émis chaque jour en Europe.
  
  Prenons quelques compagnies à titre d’exemple, l’Airbus a généré 2.5 fois le volume de l’avion, la Navette américaine a généré 87 tonnes de papier, dans les organismes français un cadre classique produit annuellement un mètre linéaire de documents ce qui équivaut 6000 pages de format A4, et réalise environ 25 photocopies quotidiennement, selon une étude le nombre de documents traités par jour en Europ s’élève à 3.5 milliards de documents/jour, la consommation du papier représente plus de 30 millions de tonnes à l’heure actuelle. Le problème c’est que La quantité d’informations écrites produites par un cadre connaît une augmentation moyenne par an entre 10 et 15 %. Si cette pandémie (consommation du papier) continue à se propager l’équilibre de notre planète sera touché, c’est pourquoi il faut tirer la sonnette d’alarme, sensibiliser les gens et les inciter à réduire leur consommation du papier et passé aux supports électroniques.
  
  Zéro papier et l’économie de l’entreprise :
  Une entreprise est une entité composée d’acteurs humains et matériels qui interagissent pour créer une valeur ajoutée qui leur permet de réaliser des bénéfices et satisfaire les besoins de la société, une entreprise qui veut garder sa place sur le marché, il faut qu’elle soit performante et concurrentielle, donc actuellement avec les nouvelles technologies et la mondialisation, parmi les critères de la performance et la compétitivité d’une entreprise, on trouve l’accès, l’exploitation et la fiabilité de l’information aux seins de cette dernière, la plus grande partie des entreprises conserve ses information dans des supports papier, mais le problème du papier c’est qu’il est difficile à gérer, onéreux. La recherche d’un document mal classé est très coûteuse, prend beaucoup de temps, on peut même rater une affaire à cause d’un retard à retrouver un document qui se trouve dans nos archives…..etc.
  Les chiffres suivants sont approximatifs mais ils vous permettent de tirer quelques observations: 95 % des documents circulant dans une entreprise sont sur papier, il coûte à l’entreprise entre 3 et 10 EUR de classer un seul document et de 30 jusqu’à 200 EUR pour le retrouver. Des recherches montrent que près de 7 % du CA d’une entreprise est consacré à la gestion et au traitement de ces documents contre seulement 2 à 3 % pour son budget informatique.
  En plus la documentation d’un produit ou service représente entre 8 et 12 %, ainsi le coût de stockage de cette documentation est de plus en plus coûteux.
  Le conditionnement d’un mètre linéaire de documents nécessite 10 boîtes d’archives et un mètre linéaire de rayonnages pour le rangement. Un autre facteur essentiel « temps », Chaque jour, un temps considérable est gaspillé dans les tris, manipulations, transferts entre services, photocopies, demandes d’informations, dossiers égarés, courriers mal-classés.
  En plus les entreprises passent parfois beaucoup de temps à attendre pour recevoir un document qui se trouve dans les archives d’une autre entreprise partenaire…., les archives en papier, même si elles sont bien organisées demandent du temps pour les localiser, les restituer et les communiquer au demandeur, en plus le demandeur il est obligé de se déplacer pour les récupérer ou les consulter, en se déplaçant, le demandeur perd du temps, fait des efforts, dépense de l’argent…etc., par contre si nos documents sont électroniques, bien organisés, intégrés dans un système d’archivage électronique, la localisation et la récupération de ces derniers sera facile, moins de effort, pas besoin de se déplacer, étant donné la recherche et le transfert se fait par réseau et le client se sent satisfait parce-qu’ il a reçu le document voulu au moment voulu, avec le minimum d’effort et de dépense, c’est comme-çà que nous gagnerons la confiance de nos clients et partenaires, ainsi les archives contribueront à l’augmentation de nos bénéfices.
  En plus, trouver le document approprié au moment opportun nous permet d’exploiter les informations qui s’y trouvent pour prendre de bonnes décisions, la prise de bonnes décisions aura un effet positif sur la balance de l’entreprise.
  De même le concept "Zéro papier" nous permet de gagner de l’espace dans nos entreprises, au lieu de dépenser des sommes colossales dans l’achat des rames de papier, les imprimantes et les cartouches d’impression, la location des magasins pour la conservation des mètres linéaires de documents d’archives, cet argent on l’investit dans d’autres affaires et projets de toutes envergures.
  La mise en place d’un système d’archivage électronique suite à la dématérialisation, nous permet de bénéficier de la conformité de l’entreprise par rapport à ses contraintes réglementaires, la sécurité et la pérennité des informations archivées. Donc contribuez à la préservation de notre planète, l’augmentation des bénéfices, l’optimisation de la performance de votre entreprise en adoptant le concept Zéro papier.
  
  Malgré tous les impacts de la consommation du papier sur notre environnement, exposés dans cet article et la nécessité de passer à l’électronique, il y a quelques spécialistes qui disent qu’un E-book est plus polluant qu’un livre sous forme papier, nous souhaitons il y aura des études comparatives au future, qui comparent les inconvénients et les avantages du papier et de l’électronique avec objectivité et neutralité.

The biggest mistakes a leader can make

Let me share some biggest mistakes that you can make as a leader, so you have to be aware of, but not afraid, you have only to try to get lessons from each mistake you have made, make or will make in the future. When you do that, they will not be mistakes but lessons and experiences. You have to know that mistakes are very important, because without mistakes we cannot learn and develop our self.
Here is the biggest mistakes a leader can make:

-  Putting self-interest ahead of the best interest of the institution or organisation. Bill George

- Betraying trust, for the leaders the trust is the most powerful weapon they can rely on, so if they lose it by betraying their follower’s trust. Evan Wittenberg

- For Ellen Langer the biggest mistakes a leader can make is being certain, because things are constantly changing, and unpredictable, when we confuse the stability of our mind sets with the stability of underlying phenomenon we act as if we know, when you think you know you pay any attention, so that’s what is going take a leader down.

 - Arrogance – personal arrogance, hubris, and confusing the size or success of the enterprise, with the individual’s personae. I think that creates greater social distance and power distance, which is de-motivating most organizations and people. Secondly, I think it increases the chance of making big mistakes. Carle Slone 

- Acting to fast and executing before thinking through the issue. Jonathan Doochin 

- Not being authentic, consistent and predictable and being all about self.  Scott Snook

- Not being self-reflective, bulldoze forward through life making mistakes not really looking back on the past, not learning as they go and not being self-aware of how they are affecting the people around them. Daisy Wademan Dowling

- Andrew Pettigrew, Professor at University of Oxford, said: “I think probably not living up to their values is the biggest mistake a leader can make. Leaders who espouse values but don’t deliver them are very rapidly found out and very rapidly turned over. So, I think that’s probably the biggest crime a leader can commit. And I think this one aspect is the reason why there is so much leader churn today.”

- Trying to do everything yourself: as leader you have to delegate tasks to your subordinate, so that helps you to think to other things, projects actions.

- The last biggest mistake you could ever make as leader is being too afraid to make one of mistakes mentioned above: you have to be aware of theses mistakes but do not be afraid to make them, because that will block you.

For Omar Tirichine, the biggest mistakes you can do as leader is ignoring the need s of your subordinate. As a leader, you have to satisfy the needs of your subordinate as possible as you can for keeping them with you. If you do not give them what they need, they will leave you for the first opportunity that offers to them.