Des recherches ont démontré que peu de spécialistes de l’archivage électronique ont abordé le concept "Zéro papier" du côté écologique, toutes les études évoquent le coté économique, mais hélas négligent le côté écologique, il est temps aux organisations environnementales d’évoquer le "Zéro papier" du côté écologique, dans notre étude, vue la spécialité nous aborderons le Zéro papier du côté de l’archivage électronique. Dans cet article l’archivage électronique veut dire se passer du papier, donc ne pas faire un archivage parallèle (physique et électronique), mais uniquement électronique. Avant d’entamer on doit se poser quelques questions. Qu’utilise-on pour produire le papier ? L’archivage électronique contribue-t-il réellement à la stabilité de notre planète ? Et quels sont ses apports économiques aux entreprises ?
- L’impact écologique de la fabrication du papier :
Le papier est fabriqué à partir de fibres de cellulose, ces fibres proviennent du bois ou du papier et carton recyclés, prenons l’exemple de la France, la fabrication de la pâte à papier utilise 40 % de bois et 60 % de papier et carton recyclés, une quantité importante d’eau est utilisée pour extraire la fibre du bois par des procédés chimiques ou mécaniques, une grande quantité d’énergie est consommée durant la fabrication du papier, des produits chimiques sont utilisés durant l’extraction de la fibre et durant le blanchiment du papier. En plus des éléments susmentionnés, les moyens de transport nécessaires pour transporter les arbres de la forêt jusqu’à l’usine, la distribution aux magasins et la vente au consommateur final, tout ça a un effet négatif sur notre planète.
75 % de l’eau que nous consommons est une eau salée, donc déjà son traitement nécessite de l’énergie et des produits chimiques, 90 % de l’énergie que nous utilisons est d’origine non-renouvelable (énergies fossiles), le traitement de ces eaux génère une pollution atmosphérique qui est l’un des acteurs responsables du réchauffement climatique, même le traitement du papier lui-même émet directement du Co2, sans oublier les produits chimiques utilisés comme le chlore, aussi les substances toxiques rejetées durant le processus de fabrication du papier qui sont des éléments très polluants. La fabrication d’un kilo de papier nécessite de 60 à 100 litres d’eau et 5 kWh d’énergie + la pollution.
Il faut 2 à 3 tonnes de bois pour fabriquer une tonne de papier classique. 250 000 hectares de forêt tropicale disparaissent chaque semaine à travers le monde, cela représente 25 fois la superficie de Paris, l’industrie papetière a sa part dans l’alourdissement du bilan, étant donné L’industrie mondiale du papier représenterait environ 40 % des coupes de bois commerciales dans le monde, dont 17 % dans les forêts vierges.
Schéma 1 : Le cycle de vie du papier et les impacts environnementaux associés
L’impact écologique des cartouches d’impression :
Les cartouches d’impression peuvent aussi contribuer à la déstabilisation de la biodiversité sur la planète vivante, puisque les rejets dégagés durant leur cycle de vie, peuvent être mortels pour l’ensemble des espèces (la faune et la flore), elles contribuent à l’épuisement des énergies fossiles (la fabrication d’une cartouche laser nécessite 3,4 litres de pétrole), l’impression de 10.000 pages génère 70kg de déchets de cartouches d’impression. En plus ces cartouches elles sont en plastique et PVC, elles dégagent des substances dangereuses durant le processus d’incinération. Voyez-vous l’impact de la consommation du papier et des cartouches d’impression sur la planète vivante qui est la nôtre et que nous devons préserver pour les futures générations ?
Le boom de la production des archives papier :
Depuis 1950 à nos jours avec la mondialisation et l’émergence des entreprises multinationales, les organismes se sont retrouvés obligés de produire une masse informationnelle volumineuse en croissance exponentielle.
Des études ont montré que les fonds documentaires doublent tous les sept ou dix ans, d’après les spécialistes cette inflation documentaire a touché tous les pays et tous les secteurs d’activité sans exception. Le volume des archives versées aux Archives Nationales de France a augmenté de 316 % entre 1950 et 1980 (le boom documentaire). Aux ETATS-UNIS, durant la décennie 1930-1940, l’administration Fédérale Américaine produisait 100 Kilomètres Linéaires de documents, par contre à partir de 1970 la production dépassait les 1000 Kilomètres Linéaires par an. Le problème c’est que la consommation du papier ne cesse d’accroitre, les chiffres suivants confirment la gravité de la situation :
90 % de l’information qui circule dans l’entreprise est sur support papier. Aussi, 92 Milliards de documents créés annuellement dans le monde, sont reproduits en moyenne entre 3 et 5 fois et génèrent donc de 300 à 400 milliards de photocopies. Ainsi, 3 milliards de documents sont émis chaque jour en Europe.
Prenons quelques compagnies à titre d’exemple, l’Airbus a généré 2.5 fois le volume de l’avion, la Navette américaine a généré 87 tonnes de papier, dans les organismes français un cadre classique produit annuellement un mètre linéaire de documents ce qui équivaut 6000 pages de format A4, et réalise environ 25 photocopies quotidiennement, selon une étude le nombre de documents traités par jour en Europ s’élève à 3.5 milliards de documents/jour, la consommation du papier représente plus de 30 millions de tonnes à l’heure actuelle. Le problème c’est que La quantité d’informations écrites produites par un cadre connaît une augmentation moyenne par an entre 10 et 15 %. Si cette pandémie (consommation du papier) continue à se propager l’équilibre de notre planète sera touché, c’est pourquoi il faut tirer la sonnette d’alarme, sensibiliser les gens et les inciter à réduire leur consommation du papier et passé aux supports électroniques.
Zéro papier et l’économie de l’entreprise :
Une entreprise est une entité composée d’acteurs humains et matériels qui interagissent pour créer une valeur ajoutée qui leur permet de réaliser des bénéfices et satisfaire les besoins de la société, une entreprise qui veut garder sa place sur le marché, il faut qu’elle soit performante et concurrentielle, donc actuellement avec les nouvelles technologies et la mondialisation, parmi les critères de la performance et la compétitivité d’une entreprise, on trouve l’accès, l’exploitation et la fiabilité de l’information aux seins de cette dernière, la plus grande partie des entreprises conserve ses information dans des supports papier, mais le problème du papier c’est qu’il est difficile à gérer, onéreux. La recherche d’un document mal classé est très coûteuse, prend beaucoup de temps, on peut même rater une affaire à cause d’un retard à retrouver un document qui se trouve dans nos archives…..etc.
Les chiffres suivants sont approximatifs mais ils vous permettent de tirer quelques observations: 95 % des documents circulant dans une entreprise sont sur papier, il coûte à l’entreprise entre 3 et 10 EUR de classer un seul document et de 30 jusqu’à 200 EUR pour le retrouver. Des recherches montrent que près de 7 % du CA d’une entreprise est consacré à la gestion et au traitement de ces documents contre seulement 2 à 3 % pour son budget informatique.
En plus la documentation d’un produit ou service représente entre 8 et 12 %, ainsi le coût de stockage de cette documentation est de plus en plus coûteux.
Le conditionnement d’un mètre linéaire de documents nécessite 10 boîtes d’archives et un mètre linéaire de rayonnages pour le rangement. Un autre facteur essentiel « temps », Chaque jour, un temps considérable est gaspillé dans les tris, manipulations, transferts entre services, photocopies, demandes d’informations, dossiers égarés, courriers mal-classés.
En plus les entreprises passent parfois beaucoup de temps à attendre pour recevoir un document qui se trouve dans les archives d’une autre entreprise partenaire…., les archives en papier, même si elles sont bien organisées demandent du temps pour les localiser, les restituer et les communiquer au demandeur, en plus le demandeur il est obligé de se déplacer pour les récupérer ou les consulter, en se déplaçant, le demandeur perd du temps, fait des efforts, dépense de l’argent…etc., par contre si nos documents sont électroniques, bien organisés, intégrés dans un système d’archivage électronique, la localisation et la récupération de ces derniers sera facile, moins de effort, pas besoin de se déplacer, étant donné la recherche et le transfert se fait par réseau et le client se sent satisfait parce-qu’ il a reçu le document voulu au moment voulu, avec le minimum d’effort et de dépense, c’est comme-çà que nous gagnerons la confiance de nos clients et partenaires, ainsi les archives contribueront à l’augmentation de nos bénéfices.
En plus, trouver le document approprié au moment opportun nous permet d’exploiter les informations qui s’y trouvent pour prendre de bonnes décisions, la prise de bonnes décisions aura un effet positif sur la balance de l’entreprise.
De même le concept "Zéro papier" nous permet de gagner de l’espace dans nos entreprises, au lieu de dépenser des sommes colossales dans l’achat des rames de papier, les imprimantes et les cartouches d’impression, la location des magasins pour la conservation des mètres linéaires de documents d’archives, cet argent on l’investit dans d’autres affaires et projets de toutes envergures.
La mise en place d’un système d’archivage électronique suite à la dématérialisation, nous permet de bénéficier de la conformité de l’entreprise par rapport à ses contraintes réglementaires, la sécurité et la pérennité des informations archivées. Donc contribuez à la préservation de notre planète, l’augmentation des bénéfices, l’optimisation de la performance de votre entreprise en adoptant le concept Zéro papier.
Malgré tous les impacts de la consommation du papier sur notre environnement, exposés dans cet article et la nécessité de passer à l’électronique, il y a quelques spécialistes qui disent qu’un E-book est plus polluant qu’un livre sous forme papier, nous souhaitons il y aura des études comparatives au future, qui comparent les inconvénients et les avantages du papier et de l’électronique avec objectivité et neutralité.