مقال محرر من
طرف:
ترشين عمر
مقدمة
تجد مراكز ومصالح حفظ الأرشيف نفسها أمام كم هائل من
الوثائق التي تنتج و تستقبل يوميا خلال ممارسة المؤسسات لأنشطتها، حيث أصبح من
الصعب عليها تسير كل هذه الوثائق دون وجود نظام أو سلسلة لمعالجة و تسير الوثائق
ذات كفاءة عالية ، نتطرق في بحثنا هذا إلى عنصر هام جدا في السلسلة الأرشيفية وهو
التصنيف، حيث يعتبر الأساس لنجاح العناصر الأخرى في السلسلة الأرشيفية.
يعد التصنيف من الأمور البديهية التي يطبقها الإنسان في
حياته اليومية فهو يرتب أوراقه بحيث يضع أوراق كل نوع سويا، كذالك التاجر في متجره
يستخدم التصنيف في ترتيب بضائعه، وفق ذالك فإن المعلومات مرتبة في الذاكرة بطريقة
التصنيف، بذالك يمكن اعتبار الكثير من مظاهر الترتيب في حياتنا نوعا من
التصنيف.
1.1 تعريف التصنيف :
هي عملية فكرية تهدف إلى تعريف و جمع الوثائق حسب أوجه
المتشابه ثم ترتيبها داخل أقسام ترتيبا منطقيا و تدريجياوفق قواعد، يتم تقسيم
الوثائق إلى مجموعات حسب مقياس معين
للتحصل على مجموعة أصناف تندرج تحتها جميع الوثائق.
2.1 تعريف(2) :
يمكن تعريف التصنيف بوجه عام بأنه العملية التي تقسم بها
أية مجموعة من المواد إلى مجموعات فردية بحيث تتكون كل مجموعة من وحدات ذات صفات
أو خصائص متجانسة تجعلها نوعا محددا، بحيث ينتج عن ذالك فصل المواد غير المتجانسة تبعا
لدرجة اختلافها.
2. أهداف التصنيف :
- تسهيل الوصول إلى
الوثائق .
- توفير الوقت و الجهد للأرشيفي و الباحث.
- جمع الوثائق حسب قواعد و معايير.
-تحديد مدى ارتباط الوثائق ببعضها، وضع مجموع العلاقات
العضوية على مستوى مختلف الوظائف من جهة و على مستوى مختلف التفريعات داخل الوظيفة
الواحدة من جهة أخرى.
3. خصائص نظام التصنيف :
-التدرج:
يكون تسلسل الوظائف و تفريعاتها من العام إلى الخاص حيث
أن نظام التصنيف يتكون من أصناف رئيسية تتفرع عنها أصناف فرعية، الأصناف الفرعية
تتفرع بدورها أيضا إلى أقسام و أقسام فرعية.
- التفرد :
يعطى لكل موضوع
موقعا واحدا داخل نظام التصنيف حيث يتم بذلك الفصل بين مختلف الأصناف بحيث تصنف كل
وثيقة في الصنف أو القسم المناسب لها.
- المنطقية :
من الواجب أن يكون هنالك تجانس بين الأصناف و تفريعاتها
حيث يتم الفصل بين ما هو مختلف و يتم الجمع بين ما هو متشابه من ناحية المواضيع و
الوظائف، بالتالي يكون تسلسل الوثائق بين الأقسام تسلسلا منطقيا.
-الشمولية :
يجب أنيشمل نظام التصنيف جميع وثائق المؤسسة أيا كان
نوعها و شكلها و لكافة الوظائف الإدارية، فيخصص لكل مجموعة من الوثائق مكانا
مطابقا لطبيعتها على مختلف المستويات داخل النظام.
- القابلية للتمدد :
عند إعداد نظام التصنيف يجب الأخذ بعين الاعتبار قابلية
احتواء النظام لنوعيات جديدة من الوثائق التي قد يتم إنشاؤها.
4. أسس التصنيف :
-التصنيف على أساس التسلسل التاريخي :
يتم بتصنيف الوثائق حسب تاريخ نشأتها إلا أن هذا النوع
يتطلب معرفة تاريخ الوثيقة، يلاحظ العيب فيه هو أن البحث فيه يتطلب بصفة مستمرة أن
يكون الباحث على علم مسبق بتاريخ الوثيقة التي يبحث عنها وإلا فإنه سيضطر للبحث في
سلسلة طويلة من التواريخ للوصول إلى الوثيقة المطلوبة.
-التصنيف الوظيفي :
يكون هذا التصنيف حسب الوظائف التي تقوم بها المؤسسة،
تؤدي كل وظيفة إلى صنف رئيسي، و تتفرع الوظيفة إلى وظائف فرعية تقابلها في نظام
التصنيف أصناف فرعية.
تصنيف على أساس الموضوع
يعتبر تصنيف على أساس الموضوع الطريقة الأساسية للتصنيف
إذ أن كل وثيقة لابد أن يكون لها موضوع، و يمكن تعريف الموضوع بأنه لفظ أو عبارة
تطلق على مفهوم معين متفق عليه اجتماعيا أو علميا " الزراعة، التخطيط ،
الصحة، العلاقات العامة " ، يتم التصنيف الموضوع عادة بتحديد موضوع معين ثم
تقسيمه إلى موضوعات فرعية
مثال الإعلام
الإذاعة
التلفزيون
الصحافة
التصنيف على أساس النوع
تستخدم هذه الطريقة في تصنيف الوثائق أو المواد طبقا
لأنواع محددة، يمكن تعريف النوع ببساطة بأنه لفظ أو عبارة تطلق على مجموعة أو
أشياء لها صفات مشتركة.
- الرياضة (موضوع)
- ألعاب القوى (نوع)
- الجمباز
- رياضة الماء
التصنيف على أساس الاسم
من المعروف أن كل وثيقة لابد أن يكون لها موضوع، لكن
أحيانا يكون الموضوع متعلقا باسم معين و يكون للاسم أهمية خاصة، لذالك نصف الوثيقة
على أساس الاسم حتى يمكن تجميع الوثائق المتعلقة بالاسممن بعضها البعض.
التصنيف على
أساس المكان الجغرافي
يعتبر التصنيف على أساس المكان الجغرافي شكل من أشكال
التصنبف على أساس الاسم و لكن بسبب تميزه جعلا مستقلا.
مثال
- أسماء القارات
- أسماء الدول
- أسماء الولايات
- أسماء الدوائر
التصنيف على أساس فترة زمنية محددة
تتطلب حاجة العمل أحيانا تجميع وثائق فترة زمنية محددة
سويا وذلك مثل السنة المالية ، السنة التشريعية
التصنيف على أساس الشكل الخارجي للمادة
باستخدام التصنيف على أساس الشكل الخارجي للمادة نهتم
بشكلها المادي بصرف النظر عن مضمونها الموضوعي، يتم تصنيف المواد على أساس شكلها
المادي من ناحية كونها خرائط أو صور فوتوغرافية............إلخ.
5. طرق الترقيم المستعملة في التصنيف
- الترقيم باستعمال الحروف (الألفبائي) :
يستعمل في
الوثائق التي تحمل أسماء الأشخاص (ماديين، معنويين) أو لمواقع جغرافية حيث يكون
الترتيب حسب الحروف من (أ.....ي).
- الترقيم باستعمالالأعداد (العددي) :
يعتمد على إعطاء رقم لكل وثيقة رقم لكل وثيقة حسب
التسلسل العددي (3.2.1.....) لكن يجب إعداد وسيلة بحث للتعرف على رقم الوثيقة و
تسهيل الوصول إليها.
- الترقيم باستخدام الحروف الرقمية :
يعتد في هذه الطريقة على استعمال الأرقم و الحروف معا.
الخاتمة
من خلال بحثنا هذا يتضح أن للتصنيف أهمية كبيرة في نجاح
السلسلة الأرشيفية، لا يمكن الاستغناء عنه حيث يسهل على الأرشيفي و الباحث عملية
البحث و الوصول إلى الوثائق و يوفر الجهد و الوقت.
البيبليوغرافيا
- أبو الفتوح حامد عودة ، نظم التصنيف الحديثة ._ مصر دار
الثقافة العلمية، 2002 ._17، 36، 50 ص
- منصف الفخفاخ
/ مدير عام الأرشيف الوطني التونسي، التجربة التونسية
فيإدارةالأرشيفالجاري والوسيط، 2012/02/16(30 :15)
Lien :
www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=22838