مقال محرر من طرف : ترشين عمر
إن وضع و تبني قواعد علمية لتسيير الأرشيف
الإداري في المؤسسة له أهمية بالغة، حيث تتمكن هذه الأخيرة من تبرير نشاطاتها،
ضمان حقوقها، تحسين مردوديتها و معرفة العمليات الغير الشرعية التي يقوم بها
العمال.....إلخ. فهذه الوثائق تشهد على كل أعمال و أفعال المؤسسة، فعليها تحديد
سياسة فعالو و ناجعة لتسيير الوثائق الإدارية، أي وضع مبادئ رئيسة و خطوط عريظة
لتنظيم و تسيير الأرشيف الإداري، ينبغي أن تكون هذه السياسة معروفة و مطبقة في كل
مستويات الهيكل التنظيمي للمؤسسة، يجب أن تأخذ هذه السياسة بعين الإعتبار السياق
القانوني و التنظيمي و الإقتصادي للمؤسسة و كل العوامل الداخلية و الخارجية.
على سياسة تسيير الأرشيف الإداري الإندماج في
السياسة العامة للمؤسسة و ينبغي أن تكون متناسقة و منسجمة مع السياسات الأخرى
للمؤسسة مثل سياسة المعلومات، الأمن، تسيير الأخطار، الأستثمار، الجودة و
النوعية....إلخ.
1. المحيط التنظيمي و القانوني للمؤسسة:
هو مجموع النصوص القانونية و التنظيمية
المتعلقة بالمؤسسة، عليه كل المؤسسات في حاجة إلى تحديد و تعريف
المحيط التنظيمي الخاص بنشاطاتها و الحد الأدنى الضروري لتوثيق نشاطاتها. يوصى أن
تقوم سياسات و إجراءات المؤسسات بإظهار الأخذ بعين الاعتبار المحيط التنظيمي في
طرق و أساليب العمل. من
الضروري أن تستطيع المؤسسة إحداث الدليل الإثباتي في الوثائق التي تنتجها، أنٌ
نشاطاتها تتوافق و تراعي المحيط التنظيمي.
المحيط التنظيمي
يحدد من خلال مايلي:
أ. التشريع و
الاجتهاد القضائي و أيضا التنظيم الخاص بالنشاط بصفة عامة و قطاع النشاط المعني،
بما فيه القوانين و القواعد المتعلقة بالوثائق الأرشيفية و الوصول إلى المعلومات،
احترام الحياة الخاصة، مبدأ الدليل (الدليل الإثباتي)، التجارة الإليكترونية و
حماية البيانات.
ب. المعايير
التي لها خاصية الإلزام القانوني.
ت. مدونة أو
قواعد التطبيقات الجيدة المتبناة عن قصد.
ث. قانون أو
قواعد التسيير و القيادة أو الأخلاقيات المتبناة عن قصد.
ج. إنتظارات
المجتمع المحددة فيما يتعلق بتصرف و سير المؤسسات في قطاع النشاط المعني.
طبيعة
المؤسسة و قطاع النشاط يحددان أي من العناصر التنظيمية (الفردية، المركبة) التي تطبق من الأحسن على مستلزمات
تسيير الأرشيف الإداري في هذه المؤسسة.
2. سياسة تحديد الرصيد الأرشيفي الواجب
إدماجه:
تطبق سياسة تسيير الأرشيف الإداري على كل الوثائق المنتجة أو المستلمة من طرف شخص طبيعي أو معنوي في إطار القيام بنشاطاته، قبل القيام بإعداد النظام نقوم أولا بتحديد الوثائق الواجب إدماجها في النظام، حيث يمكن أن تكون هناك بعض الوثائق التي ليست لها أهمية، أو تكلفة إدماجها في النظام كبيرة مقارنة بأهميتها، بالتالي لا يتم إدماجها في النظام، لكن ينبغي تقييم الأخطار و الخسائر التي قد تنجر عن عدم إدماج هذه الوثائق في النظام.
تطبق سياسة تسيير الأرشيف الإداري على كل الوثائق المنتجة أو المستلمة من طرف شخص طبيعي أو معنوي في إطار القيام بنشاطاته، قبل القيام بإعداد النظام نقوم أولا بتحديد الوثائق الواجب إدماجها في النظام، حيث يمكن أن تكون هناك بعض الوثائق التي ليست لها أهمية، أو تكلفة إدماجها في النظام كبيرة مقارنة بأهميتها، بالتالي لا يتم إدماجها في النظام، لكن ينبغي تقييم الأخطار و الخسائر التي قد تنجر عن عدم إدماج هذه الوثائق في النظام.
1.2. إدماج وثائق كل النشاطات أو جزء من
النشاطات:
يمكن أن تقوم المؤسسة بقرار تطبيق مبادئ
تسيير الأرشيف الإداري على بعض النشاطات الحساسة التي لها إلتزامات قانونية و
تنظيمية ثقيلة، في حالة وجود بعض النشاطات التي تملك نظام فعال خاص بها مثل مصلحة
المحاسبة، لا داعي لإدماج هذه النشاطات في نظام تسيير الأرشيف الإداري.
2.2. إدماج الوثائق حسب قيمتها:
يمكن أن تقوم المؤسسة بقرار إدماج الوثائق التي
لها إلزامات قانونية أو تضمن تقفي و تتبع أثر حسابات المؤسسة، و تقوم بترك مسؤولية
الوثائق التي لها قيمة إخبارية على عاتق المصلحة المنتجة لها.
3.2. إدماج كل أو بعض أنواع الأوعية:
يمكن أن تقوم المؤسسة بإعطاء الأولوية
للوثائق الورقية، لأن المتطلبات التقنية المتعلقة بالمصادقة على الإمضاء الإليكتروني
صعبة التلبية و مكلفة، فهذا يتعلق بأهمية البيانات و ميزانية المؤسسة.
4.2.
إدماج الوثائق حسب طبيعتها:
يمكن أن تأخذ المؤسسة قرار إدماج الوثائق حسب
طبيعتها، على سبيل المثال هناك بعض المؤسسات تعتبر البريد الإليكتروني كأداة
للإتصال الشخصي، فتقوم هذه الأخيرة بأخذ قرار عدم إدماج البريد الإليكتروني في
نظام تسيير الأرشيف الإداري.
3. سياسة التبليغ و الوصول إلى الوثائق:
يمكن تقسيم سياسة التبليغ و الوصول إلى
قسمين:
- مراقبة الوصول إلى معلومات المؤسسة، لحماية مصالحها و مصالح شركائها.
- إتاحة معلوماتها خارجيا للتمكن من التعاون الفعال مع شركائها و التعريف بمنتجاتها للزبائن، إتاحة المعلومات داخليا بإعتبارها وسيلة للتطور، حيث ترى المؤسسة أن الإستغلال الجيد و الفعال لمعلوماتها يمكنها من التطور.
- مراقبة الوصول إلى معلومات المؤسسة، لحماية مصالحها و مصالح شركائها.
- إتاحة معلوماتها خارجيا للتمكن من التعاون الفعال مع شركائها و التعريف بمنتجاتها للزبائن، إتاحة المعلومات داخليا بإعتبارها وسيلة للتطور، حيث ترى المؤسسة أن الإستغلال الجيد و الفعال لمعلوماتها يمكنها من التطور.
من الضروري في إطار وضع نظام تسيير الأرشيف
الإداري، تحديد سياسة التبليغ و الوصول إلى الوثائق بوضوح حيث أن هذه السياسة
تنبثق من عدة عوامل مثل التشريع، الإستراتيجية التجارية، السياسة الخارجية
للمؤسسة.......إلخ. على المؤسسة استعمال
أدوات تنظيمية، إجراءات، تقنيات، و قواعد يتم على أساسها تحديد مستوى سرية، أمن
الوثائق، مستوى وصول كل مستعمل، قواعد تسيير سرية الوثائق، إجراءات لحماية و
مراقبة إرسال و استقبال الوثائق الإلكترونية.
1.3. المبادئ الواجب تحديدها:
- مستويات الوصول و الأمن و نطاق تطبيقها:
ينبغي وضع خريطة النشاطات و ربطها بخريطة
الوثائق و خريطة المستعملين (عمال المؤسسة، الشركاء...).
-
طرق تطور سرية و أمن الوثائق مع مرور الوقت:
على سبيل المثال: مخبر البحث الخاص بمؤسسة معينة يقوم بأبحاث لإخراج منتوج
جديد، تكون الوثائق الخاصة بهدا المنتوج سرية جدا، لكن بعد خروج المنتوج و بيعه و
تحقيق الأرباح يمكن إتاحة الوصول إلى الوثائق الخاصة بهذا المنتوج.
4. سـياســة الـحــفــظ
توضع مبادئ الحفظ حسب المتطلبات و المستلزمات القانونية التي يتم تحديدها و
تطبيقها بدقة حسب نوعية الوثيقة في مرجع الترتيب و الأرشفة، على سبيل المثال يمكن
اتخاذ قرار حفظ الوثائق الأصلية و حذف النسخ، إعطاء الأولوية للوثائق الورقية أو
الإلكترونية، تحديد آجال الحفظ و المصير النهائي و وعاء الحفظ لكل نوع من الوثائق.
مثال: تقرر المؤسسة حفظ البيانات المتعلقة برواتب العمال كالتالي:
- 05 سنوات في شكل إلكتروني داخل برمجية تسيير الحسابات.
- 05 سنوات إضافية في شكل إليكتروني في وعاء CD-ROM و ميكروفيش.
- حذف وعاء CD-ROM
و حفظ الوثيقة في وعاء ميكروفيش فقط لمدة 40 سنة إيضافية، ثم حدف هذه الوثيقة بعد
انقضاء هذه المدة. ( أنظر الشكل).
1.4.
اتخاد قرار الحفظ حسب العلاقة تكلفة/ خطر:
عند القيام بتحديد سياسة الحفظ أو اتخاذ قرار حفظ أو إقصاء وثيقة معينة
ينبعي مراعات العلاقة تكلفة/ خطر (Cout/
Risque)،
حيث إن كان الخطر الناجم عن عدم حفظ الوثيقة أكبر من تكلفة الحفظ يجب حفظ الوثيقة،
إن كان العكس ينبغي إقصاء الوثيقة، في حالة المساواة يستحسن الحفظ.(أنظر الشكل)
5. سياسة الحفظ المادي:
الهدف الأول للمؤسسات الخاصة هو هدف مادي بدرجة أولى، عليه فتطبيق معايير
الحفظ المادي للوثائق سواء الإلكترونية، الورقية....إلخ. مكلف جدا.
لذلك ينبغي أن تقوم المؤسسات بتحديد لكل مجموعة من الوثائق الوسائل و
المعدات الضرورية لضمان الحفظ المادي للوعاء المختار لحفظ البيانات حيث أن نوع
الوعاء يختار حسب أهمية البيانات و مدة حياتها(مدة حياة الوثيقة).
6.
السياسة العامة و السياسات المحلية لتسيير الأرشيف الإداري:
السياسة العامة لتسيير الأرشيف الإداري
يمكن أن تكتمل عن طريق السياسات المحلية ، في هذا الحال ينبغي للسياسة
العامة الأخذ بعين الإعتبار كل السياقات المحلية حتى تكون شاملة و كاملة، حيث في
حالة وجود فروع لمؤسسة معينة في عدة دول لا بد من الأخذ بعين الإعتبار سياق سياسة
تسيير الأرشيف الإداري المطبقة من طرف المؤسسة في كل دولة، حتى تكون السياسة
العامة ملمة بكل الجوانب و ملائمة و تتوافق مع كل فروع المؤسسة.
مثال: سياسة تسيير الأرشيف الإداري لمؤسسة متعدد الجنسيات ينبغي أن تأخذ
بعين الإعتبار السياقات القانونية و التنظيمية لأماكن تواجد كل الفروع التابعة
لها.
7. سياسة تسيير الأرشيف الإداري ضمن السياسة العامة لأنظمة معلومات
المؤسسة:
يعمل نظام تسيير الأرشيف الإداري و يتفاعل مع الأنظمة الأخرى التي تكمل
بعضها البعض، الكثير من الوظائف داخل المؤسسة تلعب دور في إنتاج، إقتناء، معالجة،
تسيير و إتاحة المعلومات مثل نظام تسيير الأرشيف الإداري، نطام تسيير النوعية، نظام
تسيير الأرشيف التاريخي، نظام تسيير المراسلات و البريد......إلخ.
مثال: كل جهاز أو نظام (نظام تسيير الأرشيف
الإداري، نظام تسيير النوعية.....) يقوم بتسجيل بعض خاصيات الوثيقة (العنوان،
التاريخ، المنتج....). نظام تسيير المراسلات أو البريد و نظام تسيير الأرشيف
الإداري يسجلان الوثيقة منذ استقبالها.