La série de normes ISO 30300

سلسلة المعايير ISO 30300
ترشين عمر
archivom@hotmail.fr

مقدمة

إن بالتطور التكنولوجي و تفتح الأسواق و تعدد النشاطات أصبحت المؤسسات في صراع دائم حيث أصبحت كل واحدة تحاول أن تحتل المكانة الأولى على الساحة العالمية و هذا ما أدى إلى التدفق الكبير من المعلومات و الوثائق في إطار هذه النشاطات.

تجد هذه المؤسسات اليوم نفسها عاجزة أمام هذا الكم الهائل من الوثائق المنتجة و المستقبلة في إطار نشاطاتها حيث لابد من وجود و تبني أنظمة و تقنيات و معاييرتسمح بتسهيل تسيير و تنظيم و الوصول إلى هذه الوثائق. حاولنا من خلال بحثنا هذا التطرق إلى أحد أهم المعايير التي من شأنها مساعدة المؤسسات العمومية و الخاصة في تسيير وثائقها.

هذا المعيار هو ISO 30300 رغم نقص المراجع التي تعالج هذا المعيار إلا أننا حاولنا قدر الإمكان إعطاء نظرة شاملة و عامة على هذا المعيار.

الفهرس

المقدمة

1. تقديم مفصل للمعيار.

2. نظام تسيير وثائق النشاط : "SGDA".

3. بعض النصائح لإنجاح وضع النظام في حيز التنفيذ.

4. رزنامة توقعية للأعمال حول سلسلةIso 30300

5. أحداث التطورات المستقبلية.

الخاتمة

1. تقديم مفصل للمعيار :

هو عبارة عن سلسلة أو مجموعة من المعايير موضوعة تحت عنوان " نظام تسيير وثائق النشاطات" "système de gestion des documents d'activité" يحتوي على:

المعيار ISO 30300 حيث يحدد المصطلحات المستعملة.

المعيار ISO 30301 يحدد و يعصي المتطلبات المتعلقة بنظام تسيير الوثائق عند إرادة المؤسسة تبيين قدرتها و كفاءتها على الإنشاء و التحكم في الوثائق انطلاقا من نشاطاتها مادامت هذه الوثائق ذات أهمية بالنسبة لها.

المعيار ISO 30302 إنه في طور الإنجاز، هو عبارة عن دليل لوضع النظام في حيز التنفيذ.

المعيار ISO 30303يحدد المستلزمات و المتطلبات المتعلقة بهيئات الأوديت و الاستشهاد على نظام تسيير وثائق النشاط."SGDA"

2. نظام تسيير وثائق النشاط : "SGDA"

"SGDA" عبارة عن نظام للتسيير مثل نظام الجودة (ISO 9001) ، تسيير المحيط (ISO 14001) ، تسيير الأمن الغذائي 22000)(ISO ، تسيير أمن المعلومات (ISO/IEC 27001)، تسيير الأخطار31000)(ISO ......... الخ.

نظام تسيير وثائق النشاط "SGDA" : يسمح لكل المؤسسات العمومية و الخاصة بوضع في حيز التنفيذ تسيير و التحكم (gouvernance) في وثائق النشاط المنتجة و المستقبلة ، يسمح للتحكم بتحديد بوضوح السياسة و الإستراتيجية لهذا التحكم عن طريق 4 نقاط مفتاحية:

- تخطيط ، تحديد سياسة و إستراتيجية للمؤسسة.

- وصف، جمع المعلومات حول نشاطات و أعمال المؤسسة و الوثائق التي تنتجها و تستقبلها.

- مراقبة السير الحسن للنظام يوميا و دوريا.

- تحسين مستمر للنظام.

3. بعض النصائح لإنجاح ووضع النظام في حيز التنفيذ :

- التركيز على الحاجيات الحالية و المستقبلية لزبائن المؤسسة و الجهات الهامة الأخر.

- اتخاذ قرارات مبنية على أدلة ناجعة و ذات مصداقية.

- إدماج العاملين و ضمان تكوينات لكل الذين يقومون بإنشاء و استعمال المعلومات و الوثائق.

- تحين مردودية نظام تسيير وثائق النشاط عن طريق مراقبة مستمرة و دورية لمقاييس المردودية.

4. رزنامة توقعية للأعمال حول سلسلةIso 30300

معيار أنظمة تسير وثائق النشاط

صوت عليه 100% في أكتوبر 2011، يتوقع نشر المعيار في 2011
ISO 30300 Information et document Système de gestion des documents d'activité - principes essentiels et vocabulaire.
هذا الجزء يتناول المبادئ الهامة و يعطي مختلف المصطلحات و المفاهيم.

صوت عليه 100% في أكتوبر 2011، يتوقع نشر المعيار في 2011.
ISO 30301 Information et document Système de gestion des documents d'activité - Exigences.
يتطرق إلى المستلزمات و المتطلبات الواجبة لقيام النظام.
أقترح في ماي 2011، نشر المعيار يمكن أن يتوقع في 2014.
ISO 30302 Information et document Système de gestion des documents d'activité - Guide de mise en œuvre.
عبارة عن دليل لوضع النظام في حيز التنفيذ.
أقترح في ماي 2011، نشر المعيار يمكن أن يتوقع في 2014.
ISO 30303 Information et document Système de gestion des documents d'activité - Exigences pour les organismes d'audit et de certification.
يعطي المتطلبات و المستلزمات الخاصة بهيئات الأوديت و الاستشهاد.
اقتراح للمناقشة في الاجتماعات الدولية القادمة.
ISO 30304 Information et document Système de gestion des documents d'activité - Guide pour l'évaluation.

عبارة عن دليل لتقييم النظام

5. أحداث التطورات المستقبلية:

إن نشر المعيار ISO 30300و ISO 15489 المراجع سيكون لديهم بعض الأحداث و التأثيرات على تسيير الوثائق على مستوى الهيئات و المؤسسات، هذا الفصل ليس كاملا حيث يقوم ببعض التعيينات و يعطي بعض التوصيات.

- على معايير أنظمة التسيير و تفاعلها :

إن وضع سلسلة المعايير Iso 30300 في حيز التنفيذ سيساعد المؤسسات لبلوغ الأهداف التي تريد بلوغها مع المعايير الأخرى مثل الجودة أو النوعية ، تسيير المخاطر، المطابقة و الأمن، فتفاعل هذه المعايير فيما بينها يسمح ببلوغ أهداف التسيير الجيد (Bonne gouvernance) ، إلا أن تفاعل هذه الأنظمة نقطة حساسة يجب تحليلها بحذر ل :

- ضمان أن الوثائق و الأدلة الناجعة التي لها سلطة على نشاطات المؤسسة في إطار نظام التسيير، أنشأة و سيرة و وضعت بين أيدي الأنظمة الأخرى( Mise à disposition ) التي لها الحاجة إليها مادامت ضرورية.

- يجب أن تكون عملية التبادل بين مختلف أنظمة التسيير و تسيير وثائق النشاط، منطقية و ممنهجة Systématique و قابلة للتأكد Vérifiable.

- تحديد إطار للتقييم مشترك بين معايير أنظمة التسيير NSM و تسيير وثائق النشاط.

- المشاركة في التطوير المستمر لكفاءات المؤسسة بفضل أنظمة التسيير.

- على الجودة و النوعية، تنظيم و تسيير وثائق النشاط :

Mettre en place une politique documentaire, qui est une démarche de priorisation et de sélections documentaires - en fonction d'exigences définies et propres à chaque organisation - repositionne la fonction documentaire :
- إشراك مع عملية المطابقة و الجودة أو النوعية و التحكم في الأخطار، التسيير الوثائقي يجب أن يتموقع بقرب المعاملات (Acteur)المسؤولة على التحكم في المخاطر و الجودة أو النوعية و حماية المؤسسة.

- وضع السياسة الوثائقية في صلب عمل المؤسسة، الإدارات القانونية، المراقبة الداخلية و الأوديت و الأمن، هذه الوحدات يجب أن تكون أيضا في مركز التسيير الجديد للمعلومات.

- المؤسسة تلتزم بعملية اقتناء و أعادة اقتناء كفاءات و مهارات حقيقية مهيكِلة في التسيير الوثائقي.

الوحدات التي تجمع هذه المهارات و الكفاءات في قطاب ممركزة (Centralisés) أو في شبكات يجب أن تكون نفسها مصمم نظام تسيير الوثائق المستقبلي، ناشر النظام (Acteurs de déploiement du système) مركز خبرة المؤسسة (Centre d'expertise de l'organisation).

- وضع الوظيفة الوثائقية في مستوى التسيير و الإستراتيجية، التسيير الوثائقي يجب أن يتمركز منطقيا كمسيطر على العمل (Maitrise de l'ouvrage) مرافق لعمل المؤسسة لنشر الأدوات المساعدة، أدوات التسيير الإليكتروني للوثائق و الأرشفة الإليكترونية.

- على الأوديت و الاستشهاد :

سلسلة المعايير ISO 30300 كغيرها من معايير نظام التسيير تبين و تحدد المتطلبات و المستلزمات، نتيجة لذالك تتوقع الإستشهادات و الأوديت، إلى يومنا هذا مكونات هذه الإستشهادات و الأوديت ليست معروفة، حيث أنها ستكون نتيجة للجان دولية مستقبلية، (Ils seront l'objet des commissions internationales à venir )

إلا أن هذه الاحتياجات الجديدة التي هي رهانات هامة بالنسبة للمؤسسات تتطلب مستمعين (Auditeur)

و خبراء مكونين و ذات قدرات و كفاءات عالية، بعبارة أخرى، هناك بنية تحتية من المهنيين الوطنيين و الدوليين، مجهزين بقواعد و منهجيات قادرة على إقامة الثقة. في سيدني (Sydney) عند انطلاق فريق العمل علىISO 30300فتح نقاش حول طبيعة البنية التحتية للمهنيين. هل يجب أن يكونوا متخصصين و خبراء في مجال التسيير الوثائقي أو يجب أن يؤخذ على عاتق هيئات الاستشهاد العامة.

- على التقارب مع الجودة أو النوعية:

_ المبادئ:

ISO 30300 يتبع 8 مبادئ للجودة لقيادة المؤسسة إلى أفضل كفاءة:

- توجيه الزبون لمعرفة حاجياتهم و تلبيتها.

- إدماج العمال على كل المستويات.

- التحسين المستمر لكفاءة المؤسسة حيث أنها هدف دائم.

- مقاربة فعلية و واقعية (Factuelle) لاتخاذ القرارات ترتكز على تحليل البيانات و المعلومات.

- العلاقات التعاضدية الجيدة مع الموردين.

- القيادة، المسيرين هم الذين يقومون بوضع الغاية و مدى إشراك العمال، توجيه المؤسسة.

- المقاربة عبر العمليات و التطورات.(Approche par les processus)

- التسيير عبر النظام لتشخيص و معرفة و فهم العمليات و التطورات.

- عامل " المهنة " :

في الأعوام الأخيرة العديد من القطاعات مثل "البنوك، التأمينات، المواصلات، الصحة، المحيط، الطاقة " المعايير و القواعد المهنية عدلت للحصول على أكثر من الشفافية و تقفي الأثر، و أيضا لأخذ بعين الاعتبار العولمة و تفتح الأسواق على العالم و التحول إلى المحيط الإليكتروني.

بعض القطاعات الأخرى الخاضعة إلى قواعد و إجراءات صارمة يجب عليهم إعداد و وضع مبادئ للتسيير الجيد من خلال وضع نظام واضح لتسيير وثائق النشاط.

- عامل تسيير الوثائق :

مسيري الوثائق و الأرشيفيين و مهنيي المعلومات المشاركين أو الذين يريدون الترقية إلى تجربة من نوع ISO 30300 حيث يمكنهم رؤية هذا التطور كمرحلة إستراتيجية.
من تجربة تعتمد فقط على معيار ممنهج لحسن التطبيق، يمكنهم الترقية إلى تجربة تسمح بالوصول إلى الأوديت و الاستشهاد و التسيير الجيد للرصيد المعلوماتي للمؤسسة.

- إغناء و تكميل التكوين :

تدريس تسيير الوثائق حاضر في العديد من التكوينات ذات شهادات ليسانس و الماستر المهني، في هذه التكوينات في علم الأرشيف، المعلومات و الاتصال أو علم المكتبات، تسيير الوثائق هو درس من بعض الساعات كزيادة للهدف البيداغوجي لهذه التكوينات.

يبقى للتطوير شوط تكوني لوضع الطالب في سوق العمل كمسير للوثائق، طوال هذا التكوين يبقى دائما من الضروري تبين أن تسيير الوثائق يبقى متعلق بالثقافة و التطبيق المهني في المجال الوثائقي و الأرشيف.

مع هذه السلسلة الجديدة من المعايير، عملية تسيير الوثائق تملك مجموعة من الأدوات التي ستكمل قريبا لوضع النظام في حيز التنفيذ لبلوغ المستوى الأول من النضج، هذه الوضعية تبين ضرورة وضع و الإكثار من التكوينات في مجال تسيير الوثائق موجهة للأرشيفيين و المكتبيين .....الخ، إن مجيء سلسلة المعايير ISO 30300 هو فرصة لمسؤولي التكوين الذين يريدون إدماج تسيير الوثائق في عروضهم.

الخاتمة :

من خلال هذا المقال تبين لنا أن هذا المعيار يلم بكل الجوانب، بالتالي له أهمية كبيرة بالنسبة للمؤسسات التي تريد تبني منهجية و أنظمة لتسيير وثائقها و أنه سيكون له أثر كبيير على أعمال المؤسسات و طريقة تسييرها للوثائق التي تنتجها أو تستقبلها.